Progettare l’evento
Una volta scelto il tema e individuato lo staff di riferimento, è importante comporre il tavolo dei relatori che possono intervenire e guidare il dibattito. Vanno concordati i temi, i tempi e le modalità di intervento in collaborazione con loro, costruendo una scaletta di riferimento che ci aiuterà sia nella progettazione dell’evento che nel controllo dei tempi durante lo svolgimento dello stesso. È utile avere un moderatore per agevolare il flusso degli interventi: i relatori saranno invitati al rispetto dei tempi e, quindi, alla preparazione di interventi adeguati allo scopo.
Ancora riguardo ai relatori: spesso si pensa subito a personalità ben conosciute e, in un certo qual modo, famose anche nel nostro mondo. Tuttavia, in eventi a carattere locale, risulta più funzionale coinvolgere figure legate al territorio (quantomeno regionale), che possano essere anche disponibili per azioni future dirette alla sensibilizzazione delle istituzioni che si volessero intraprendere.
Il momento del dibattito: è molto funzionale ed efficace, per molti aspetti, poter inserire nell’evento una occasione di dibattito, utile anche per potenziare un servizio di informazione più completo e articolato, evitando un approccio esclusivamente frontale verso il pubblico. A tale scopo sarà necessario provvedere ad inviti mirati a creare una platea bipartisan, evitando una selezione preventiva del confronto e permettendo un dibattito sulle diverse posizioni.
Per dare un riscontro più specifico, a Casarza l’invito è stato esteso anche al Direttore Generale, al Responsabile della Struttura di Igiene e Sanità Pubblica e al Responsabile della Farmacovigilanza dell’Azienda Sanitaria locale.
Come spesso accade, è molto probabile che la controparte (in questo caso l’Azienda Sanitaria) non accolga l’invito: tuttavia il passo va fatto. Anche il rifiuto alla partecipazione, specialmente se immotivato, è una informazione importante da registrare non soltanto da chi organizza ma soprattutto per le istituzioni locali e per la società civile.
Sarà molto importante anche il ruolo del moderatore: un atteggiamento assertivo e accorto nel porre in luce i fatti, evitando in ogni modo speculazioni, facile ironia e polemiche, componendo eventuali atteggiamenti da tifoseria che possono verificarsi in sala saranno tutti elementi utilissimi per svolgere un servizio come questo, con spirito di collaborazione e senso di responsabilità.
Infine, si raccomanda la possibilità di organizzare la trasmissione dell’iniziativa in diretta streaming sui social network, assicurando la fruizione dell’evento anche in un momento successivo, preparando eventualmente brevi filmati dei vari interventi dei relatori, qualora i contenuti risultassero di particolare interesse per una comunicazione veloce ed essenziale nella fase post-evento.
I relatori.
Se si desidera far seguire la proiezione da una conferenza o dibattito, è utile stabilire quali argomenti si desidera approfondire. Ad esempio, a Casarza si è deciso di invitare:
- un ricercatore (chimico farmaceutico, in questo caso),
- un epidemiologo con indirizzo in salute pubblica,
- un avvocato esperto in danni da vaccino, segnalazione di sospetta reazione avversa e responsabilità medica.
RACCOMANDAZIONE IMPORTANTE: La scelta dei relatori è molto importante e delicata perché i loro interventi potranno favorire gli approfondimenti necessari e stimolare il dibattito in sala, suscitando l’attenzione del pubblico su argomenti che, per alcuni, saranno di assoluta novità, ovvero (al contrario) potrebbero essere incalzati da persone che verranno all’incontro con lo scopo di sollevare polemiche in modo artificioso e strumentale.
È sempre bene invitare in queste occasioni persone che possono offrire argomenti solidi, con riscontri e dati oggettivi, senza estremismi o posizioni ideologiche. Allo stesso modo è bene evitare di esporre il fianco a divulgazione di metodiche diagnostiche o terapeutiche “borderline” che, per quanto innovative e di grande interesse scientifico, non sono ancora entrate in una fase di esperienza consolidata e tale da fornire, per l’appunto, riscontri oggettivi pubblicati su riviste scientifiche e oggetto di revisione di pari. Stesso discorso vale per persone che sono in odore di conflitto di interesse per le loro attività (professionisti che erogano servizi o forniture di prodotti come farmaci o integratori ecc.). In tutti questi casi, se di interesse generale, è bene organizzare a parte altri tipi di eventi informativi/divulgativi bene caratterizzati.
Individuare il luogo dell’evento
Sarà importante fissare gli obiettivi principali (capienza, accessibilità, servizi necessari) e in base a ciò individuare il luogo più appropriato. Se si punta al coinvolgimento delle istituzioni locali nell’organizzazione dell’evento (patrocinio), è meglio cercare una sala pubblica che il Comune o gli enti locali mettono a disposizione. È preferibile che la richiesta della sala provenga da un’associazione o un comitato di cittadini.
Se la sala scelta è di proprietà del Comune, è possibile richiedere la concessione in regime di gratuito patrocinio, motivato dal fatto che l’evento è di interesse per la cittadinanza, gratuito e aperto a tutti. È possibile chiedere SEMPRE il patrocinio del Comune o di altre Istituzioni o enti pubblici (anche nell’eventualità di organizzazioni presso sale private, naturalmente) e questo per dare maggiore risonanza all’evento, soprattutto in termini di coinvolgimento delle istituzioni stesse e di interesse pubblico: in tal caso sarà maggiormente necessario veicolare tale richiesta in qualità di associazione o comitato territoriale portatore di interesse relativamente alle tematiche oggetto dell’evento.
Alcuni dettagli tecnici a cui fare attenzione: sistemi audio/video adeguati, luci, possibilità di collegamenti da remoto e di trasmissione in streaming dell’evento, gestione dei servizi di sicurezza e antincendio, accoglienza, staff di supporto per informazioni.
La comunicazione dell’evento
L’evento viene normalmente comunicato attraverso la realizzazione di flyers (locandine) che vengono opportunamente diffuse attraverso i social network, mailing list, contatti con gruppi organizzati locali (la rete di collaborazione territoriale è sempre importante), affissioni e/o distribuzione porta a porta. La comunicazione deve essere chiara e sintetica, avendo cura di dare un messaggio centrale (nella fattispecie l’evento di riferimento era la proiezione del documentario “INVISIBILI”), accompagnandolo dal parterre dei relatori presenti, indicando eventualmente il moderatore e la possibilità di dibattito, unitamente a tutte le informazioni relative al luogo, date e orari, organizzazione e indirizzi utili, l’eventuale patrocinio.
Le affissioni di manifesti di varie dimensioni, compreso il formato 6x3 metri, negli appositi spazi pubblici sarà da tenere in seria considerazione, sia per pubblicizzare l’evento sul territorio che per dare la necessaria visibilità all’evento anche nei casi in cui la stampa si dimostri poco “collaborativa”. Curare la preparazione dell’evento con comunicati stampa mirati lo rende più efficace e recettivo per le istituzioni e gli enti locali che vogliamo coinvolgere.
Allo scopo è opportuno avere a disposizione i contatti telefonici e e-mail di media locali e regionali come quotidiani, emittenti radiofoniche e canali televisivi, istituzioni locali e loro rappresentanti (in particolare per i comuni del territorio), consiglieri regionali o personalità politiche anche a livello nazionale che abbiano un riferimento territoriale. Molto importante anche il coinvolgimento di tutte le parti di possibile interesse per l’argomento trattato: nel caso di specie medici e pediatri sono stati fra gli interlocutori primari oggetto di invito.
Sarà inoltre molto importante curare la divulgazione dell’evento attraverso i gruppi organizzati, sia a carattere locale che regionale, coinvolgendo i membri di questi gruppi affinché contribuiscano a promuovere l’evento e a coinvolgere i propri amministratori locali nella partecipazione.
I comunicati stampa, unitamente al materiale divulgativo (locandine) potrà essere inviato a questi indirizzi e spiegato in contatti diretti con le persone di interesse. Un invito particolare potrà essere rivolto ai componenti del consiglio comunale (anche verso i comuni limitrofi facenti capo alla stessa azienda sanitaria).
È consigliabile procedere prima agli inviti e successivamente (una settimana prima dell’evento, circa) all’invio del comunicato stampa (che potrà eventualmente essere rinnovato nell’imminenza dell’evento, un paio di giorni prima). Anche l’invio di un comunicato stampa post-evento potrà essere utile per fissare il risultato e renderlo disponibile per ogni fase successiva l’evento stesso.
La gestione dei costi
Questo aspetto, talvolta controverso per le consuete facili polemiche sulla gestione delle offerte raccolte, è in realtà di primaria importanza, soprattutto per fugare ogni polemica e mantenere sempre la maggiore trasparenza possibile. Il gruppo di lavoro, a tale proposito, potrà organizzarsi in vari modi: se si decide di non organizzare un evento a pagamento (cosa che accade nella maggior parte dei casi) ci si può organizzare preventivamente con una raccolta fondi, richiedendo il contributo di enti e/o associazioni, attraverso una forma di autotassazione preventiva, finanche proponendo una libera donazione al termine dell’evento. La prima cosa da fare sarà, comunque, quella di preparare un budget di spesa, considerando ogni possibile voce di costo, dai rimborsi spese al noleggio della sala, dai costi amministrativi a quelli per la comunicazione, la stampa, i consumi, vitto e alloggio, viaggi ecc.
La rendicontazione di spesa è indispensabile in ogni caso e deve essere fatta in modo preciso: servirà in ogni caso, sia per eventi a pagamento che per accesso libero con eventuale donazione, per giustificare ogni richiesta di contributo. Comunicare bene questi aspetti sarà indispensabile.
Non vanno fatte né autorizzate raccolte fondi improvvisate o per conto terzi, sia nelle fasi pre/post evento, né durante l’evento stesso.
La gestione delle polemiche e delle discussioni
Sarà inevitabile che la notizia dell’evento, soprattutto se dovesse ricevere il patrocinio del comune o di qualche ente pubblico, generi una serie di alzate di scudi plateali da parte di personalità pubbliche già orientate al contrastare l’iniziativa che avete deciso di organizzare. La mossa più attesa è gettare discredito verso le autorità che intendono dare il giusto spazio all’iniziativa (questo è successo a Casarza Ligure). L’effetto immediato sarà quello di portare molta più attenzione sull’iniziativa, quindi un effetto sicuramente positivo. Tuttavia, occorre fare attenzione per gestire al meglio questa circostanza: alcuni consigli utili,
- Reagire nell’immediatezza della polemica con comunicati stampa mirati, atti a ribadire lo spirito dell’iniziativa, rompendo subito l’associazione arbitraria fra questa e categorie e definizioni artefatte come il noto termine “no-vax”. L’iniziativa sarà sempre ribadita come un interesse che parte dalla cittadinanza a beneficio della stessa;
- Informare congiuntamente tutte le parti coinvolte, dalle istituzioni, ai media, ai relatori, alle associazioni di riferimento, inviando tutto il materiale di interesse come articoli di stampa e dichiarazioni pubbliche, con l’accortezza di evitare di esacerbare lo “scontro”, mettendo in luce con serietà e intelligenza tutte le contraddizioni insite nelle esternazioni pubblicate.
Dopo l’evento è bene rivolgere un messaggio di ringraziamento a tutti coloro che hanno collaborato alla sua organizzazione e all’eventuale successo, invitando a diffondere la sua registrazione o gli eventuali filmati prodotti. L’importante è poter dare vita ad occasioni di incontro successive per continuare il confronto sui temi portati all’attenzione.
ALCUNE INFORMAZIONI IMPORTANTI PER L’EVENTO SPECIFICO
IL DOCUMENTARIO - Il documentario “INVISIBILI” viene messo a disposizione gratuitamente dai produttori ed è integralmente scaricabile dal sito: http://invisibili.playmaster.it/.